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項(xiàng)目文檔管理 —— 思維框架文字化

2020-03-29    來(lái)源: 產(chǎn)品是champion 老 Y
在日常工作中,文檔是每個(gè)人都會(huì)用到的工具,它作為功能從抽象到具象的承載者。在一個(gè)項(xiàng)目完整的生態(tài)系統(tǒng)中,有著無(wú)法替代的重要作用。既幫助我們將確定好的實(shí)施辦法和預(yù)估效果文字化留存,也便于我們?cè)谌蘸笮枰獣r(shí)追根溯源
而凡事都是利弊共存的,在項(xiàng)目過(guò)程中,會(huì)產(chǎn)生大量的冗余文檔。就像撰寫(xiě)有的文檔會(huì)耗費(fèi)大量時(shí)間、資源,但實(shí)現(xiàn)的價(jià)值卻遠(yuǎn)低于成本。而有的文檔可以梳理清楚我們所要完成的工作內(nèi)容,起到功能設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)的作用。我們?cè)撊绾芜x擇必要的文檔?又該如何對(duì)過(guò)往文檔統(tǒng)一管理呢?
 
文檔管理是項(xiàng)目環(huán)節(jié)中所用到的一種管理方法,通常在項(xiàng)目開(kāi)展前,需明確必要的文檔類型。盡量避免撰寫(xiě)高成本、低價(jià)值的文檔,并對(duì)所有文檔進(jìn)行統(tǒng)一管理。它的核心原則為:
設(shè)計(jì)思維文字化,追根溯源便捷化
為了梳理清楚文檔管理的整體思維框架,便于宏觀對(duì)其進(jìn)行了解,于是匯總了相關(guān)的知識(shí)脈絡(luò),如下圖所示:
前言
在項(xiàng)目開(kāi)展前,我們要了解一些常規(guī)文檔分類,以及映射到我們所要開(kāi)展的項(xiàng)目中,哪些需要通過(guò)當(dāng)面交流、郵件、即時(shí)通訊等形式去傳達(dá),而哪些情況下需要借助文檔的形式?
作為產(chǎn)品經(jīng)理的拿手武器——PRD需求文檔,它的地位是毋庸置疑的。不管公司規(guī)模如何、項(xiàng)目流程如何,需求文檔都會(huì)是伴隨產(chǎn)品功能落地的說(shuō)明書(shū)
1.常規(guī)文檔分類
面對(duì)日?,嵥榈捻?xiàng)目工作,我們會(huì)花費(fèi)太多時(shí)間去處理各式各樣的文檔。雖然這些文檔紛雜且冗余,但所蘊(yùn)含的價(jià)值也是極高的
一般而言,會(huì)有4種類型的內(nèi)容要以文檔的形式匯總,它們分別是:
BRD/MRD/PRD
立項(xiàng)會(huì)議文檔
會(huì)議共識(shí)
視覺(jué)稿
1、BRD/MRD/PRD
對(duì)于產(chǎn)品經(jīng)理而言,這三個(gè)文檔實(shí)在是再熟悉不過(guò)的了。事實(shí)上,大多數(shù)產(chǎn)品同學(xué)不怎么接觸市場(chǎng)相關(guān)的分析工作,也就很少涉及到MRD的撰寫(xiě)。而B(niǎo)RD作為商業(yè)需求文檔,更多時(shí)候是在項(xiàng)目開(kāi)展初期時(shí)定方向所需要。相對(duì)來(lái)說(shuō),PRD絕對(duì)是所有產(chǎn)品同學(xué)都要撰寫(xiě)的核心文檔
MRD相關(guān)的內(nèi)容我?guī)缀鯖](méi)有涉及過(guò),所以就不誤人子弟了
而有關(guān)BRD的內(nèi)容,其實(shí)主要看公司的要求,需要因地制宜進(jìn)行側(cè)重。有的可能會(huì)把BRD專門(mén)拿出來(lái)作為一個(gè)文檔呈現(xiàn),更多的則是會(huì)和立項(xiàng)會(huì)議的文檔內(nèi)容相結(jié)合
立項(xiàng)會(huì)議不外乎以下內(nèi)容:項(xiàng)目背景、產(chǎn)品規(guī)劃、商業(yè)價(jià)值、功能需求/非功能需求
而B(niǎo)RD同樣是由以下幾部分內(nèi)容:項(xiàng)目背景、商業(yè)價(jià)值、功能需求、非功能需求、資源評(píng)估、風(fēng)險(xiǎn)與對(duì)策
大體上可以劃分為同一文檔,我們要盡量保證不出現(xiàn)內(nèi)容相似的文檔
有關(guān)PRD的內(nèi)容參見(jiàn)下面的介紹,由于內(nèi)容較多且對(duì)于產(chǎn)品來(lái)說(shuō)更為重要,故通過(guò)一章的內(nèi)容詳細(xì)說(shuō)明
2、立項(xiàng)會(huì)議文檔
這部分內(nèi)容可以移步《項(xiàng)目流程管理 —— 因地制宜隨機(jī)應(yīng)變》《項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)管理 —— 組建團(tuán)隊(duì)凝聚力量》,在上述文章里會(huì)有細(xì)致講解
3、會(huì)議共識(shí)
每次項(xiàng)目會(huì)議的結(jié)束,標(biāo)志著我們又達(dá)成了一些功能設(shè)計(jì)的共識(shí)。而我們需要對(duì)每個(gè)項(xiàng)目開(kāi)了多少會(huì)議、每次會(huì)議達(dá)成什么共識(shí)有個(gè)記錄。在這之后,最好在一個(gè)文檔里對(duì)本次項(xiàng)目的所有會(huì)議記錄統(tǒng)一整理
首先,便于我們堅(jiān)決遵守已形成文字的決議,鐵證如山無(wú)法狡辯。其次,在項(xiàng)目結(jié)束后,我們可以根據(jù)本次項(xiàng)目的所有會(huì)議內(nèi)容,從而復(fù)盤(pán)開(kāi)展情況,為以后項(xiàng)目的推進(jìn)以及會(huì)議的召開(kāi)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)
4、視覺(jué)稿
我有個(gè)習(xí)慣,每次UI同學(xué)為功能設(shè)計(jì)的視覺(jué)稿我都會(huì)自己留存一份。一是可以在開(kāi)發(fā)完成后和原始設(shè)計(jì)的UI圖進(jìn)行對(duì)比,看實(shí)際情況和實(shí)現(xiàn)效果
二是為了在之后功能迭代的時(shí)候,方便開(kāi)發(fā)同學(xué)明確是哪張?jiān)O(shè)計(jì)圖的哪個(gè)部分需要變動(dòng)。毋庸置疑的是,PRD中的原型圖遠(yuǎn)不如UI視覺(jué)稿來(lái)的更為清楚
2.PRD需求文檔
需求文檔,顧名思義就是講清楚功能需求的文檔。我們要理解用戶所提出的訴求,并轉(zhuǎn)化為產(chǎn)品功能上的支持,最終落實(shí)為開(kāi)發(fā)的說(shuō)明
PRD在工作中就像士兵的武器一樣,是我們打好迭代戰(zhàn)爭(zhēng)的關(guān)鍵。其重要程度不言而喻,下面我們來(lái)著重講講有關(guān)內(nèi)容
1、形式
(1)Axure標(biāo)注
相對(duì)而言,在創(chuàng)業(yè)型公司里,敏捷迭代的思維會(huì)完全融入公司的基因。所以更多時(shí)候,都是直接通過(guò)Axure畫(huà)原型圖并附上信息標(biāo)注的形式
這樣可以根據(jù)每頁(yè)的圖和文字,清楚了解每個(gè)需求點(diǎn)的內(nèi)容,相對(duì)直觀的展示給開(kāi)發(fā)同學(xué)。而且Axure自帶上傳分享功能,便于以網(wǎng)址的形式給團(tuán)隊(duì)成員間預(yù)覽
但是用Axure標(biāo)注的形式較難統(tǒng)一管理文檔,且不易保存。原型圖相較UI圖還是差距很大,鑒于開(kāi)發(fā)是以UI圖為準(zhǔn),所以在原型圖上標(biāo)注需求內(nèi)容,會(huì)誤導(dǎo)開(kāi)發(fā)同學(xué)從而影響進(jìn)程
(2)word文檔
在一些發(fā)展型公司,或者針對(duì)一些非敏捷開(kāi)發(fā)的項(xiàng)目,需要對(duì)各種文檔管理時(shí),word文檔的形式更適合作為需求文檔的載體
相較Axure,它的形式更為流行,格式布局上更為統(tǒng)一。在word上會(huì)對(duì)迭代概況、目標(biāo)用戶、功能邏輯等進(jìn)行說(shuō)明。同時(shí),在功能需求部分會(huì)把UI圖附上,并在下面對(duì)每個(gè)用例進(jìn)行細(xì)致要求
(3)多人協(xié)作工具
當(dāng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)人數(shù)較多,或者一個(gè)產(chǎn)品對(duì)應(yīng)多條業(yè)務(wù)線時(shí),word文檔的形式也變得愛(ài)莫能助了。這時(shí),多人協(xié)作工具的誕生就很好的解決了該困擾
以我為例,我最先接觸的是語(yǔ)雀平臺(tái),不得不說(shuō),很大程度上提升了工作效率。在語(yǔ)雀平臺(tái)上,團(tuán)隊(duì)成員會(huì)實(shí)時(shí)同步更新文檔信息,并把修改后的內(nèi)容用紅色的字體標(biāo)注出來(lái)。還可以根據(jù)項(xiàng)目需要,在平臺(tái)上設(shè)置項(xiàng)目分組,以及人員的查看權(quán)限
通常情況下,我們會(huì)把視覺(jué)稿、需求文檔放進(jìn)一個(gè)項(xiàng)目分組里,并把每個(gè)項(xiàng)目都標(biāo)注清楚版本記錄、平臺(tái)整體背景、功能介紹等信息
2、內(nèi)容
一般來(lái)說(shuō),常見(jiàn)的PRD需求文檔的內(nèi)容分為以下兩部分:
整體說(shuō)明(版本記錄、目標(biāo)用戶、產(chǎn)品介紹、功能框架、業(yè)務(wù)邏輯)
需求說(shuō)明(以頁(yè)面作為單位,對(duì)每個(gè)頁(yè)面所要實(shí)現(xiàn)的功能進(jìn)行說(shuō)明并配上UI圖)
網(wǎng)上最全的也是公認(rèn)度最高的就屬蘇杰大大的PRD范本了,具體內(nèi)容見(jiàn)下圖:
PRD本身就是作為一個(gè)工具的意義存在,只要能幫助你更好的完成項(xiàng)目工作即可。形式和內(nèi)容只是方法,而非我們需是追求的目的
小結(jié)
本文針對(duì)項(xiàng)目文檔管理的知識(shí)點(diǎn)及方法內(nèi)容進(jìn)行了匯總,良好的管理方法可以讓所有文檔井然有序,同時(shí)便于我們?cè)谥笮枰獣r(shí)追溯源頭
梳理清楚了流程、模型、團(tuán)隊(duì)以及文檔管理的方法后,可以極大程度的提高項(xiàng)目管理的水平,并更加高效的推進(jìn)項(xiàng)目開(kāi)展,幫助我們?cè)陧?xiàng)目迭代中攻克難關(guān)
 


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