每日工具07期
工作分解結(jié)構(gòu)WBS
創(chuàng)業(yè)公司如何對繁雜的項(xiàng)目進(jìn)行系統(tǒng)梳理和有效分工，工作分解結(jié)構(gòu)可以快速幫助創(chuàng)業(yè)者解決這一問題。
工作分解結(jié)構(gòu)（WorkBreakdownStructure，簡稱WBS）跟因數(shù)分解是一個(gè)原理，就是把一個(gè)項(xiàng)目，按一定的原則分解，項(xiàng)目分解成任務(wù)，任務(wù)再分解成一項(xiàng)項(xiàng)工作，再把一項(xiàng)項(xiàng)工作分配到每個(gè)人的日常活動(dòng)中，直到分解不下去為止。
即：項(xiàng)目→任務(wù)→工作→日?；顒?dòng)
工作分解結(jié)構(gòu)WBS，以可交付成果為導(dǎo)向?qū)?xiàng)目要素進(jìn)行的分組，它歸納和定義了項(xiàng)目的整個(gè)工作范圍，每下降一層代表對項(xiàng)目工作的更詳細(xì)定義。
WBS總是處于計(jì)劃過程的中心，也是制定進(jìn)度計(jì)劃、資源需求、成本預(yù)算、風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃和采購計(jì)劃等的重要基礎(chǔ)。WBS同時(shí)也是控制項(xiàng)目變更的重要基礎(chǔ)。項(xiàng)目范圍是由WBS定義的，所以WBS也是一個(gè)項(xiàng)目的綜合工具。
一、定義
WBS（工作分解結(jié)構(gòu)）是WorkBreakdownStructure的英文縮寫，是項(xiàng)目管理重要的專業(yè)術(shù)語之一。WBS的基本定義：以可交付成果為導(dǎo)向?qū)?xiàng)目要素進(jìn)行的分組，它歸納和定義了項(xiàng)目的整個(gè)工作范圍每下降一層代表對項(xiàng)目工作的更詳細(xì)定義。無論在項(xiàng)目管理實(shí)踐中，還是在PMP，IPMP考試中，工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）都是最重要的內(nèi)容之一。WBS總是處于計(jì)劃過程的中心，也是制定進(jìn)度計(jì)劃、資源需求、成本預(yù)算、風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃和采購計(jì)劃等的重要基礎(chǔ)。WBS同時(shí)也是控制項(xiàng)目變更的重要基礎(chǔ)。項(xiàng)目范圍是由WBS定義的，所以WBS也是一個(gè)項(xiàng)目的綜合工具。
WBS是由3個(gè)關(guān)鍵元素構(gòu)成的名詞：工作（work）--可以產(chǎn)生有形結(jié)果的工作任務(wù)；分解（breakdown）--是一種逐步細(xì)分和分類的層級(jí)結(jié)構(gòu)；結(jié)構(gòu)（structure）--按照一定的模式組織各部分。根據(jù)這些概念，WBS有相應(yīng)的構(gòu)成因子與其對應(yīng)：
（1）結(jié)構(gòu)化編碼
編碼是最顯著和最關(guān)鍵的WBS構(gòu)成因子，首先編碼用于將WBS徹底的結(jié)構(gòu)化。通過編碼體系，我們可以很容易識(shí)別WBS元素的層級(jí)關(guān)系、分組類別和特性。并且由于近代計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，編碼實(shí)際上使WBS信息與組織結(jié)構(gòu)信息、成本數(shù)據(jù)、進(jìn)度數(shù)據(jù)、合同信息、產(chǎn)品數(shù)據(jù)、報(bào)告信息等緊密地聯(lián)系起來。
（2）工作包
工作包（workpackage）是WBS的最底層元素，一般的工作包是最小的“可交付成果”，這些可交付成果很容易識(shí)別出完成它的活動(dòng)、成本和組織以及資源信息。例如：管道安裝工作包可能含有管道支架制作和安裝、管道連接與安裝、嚴(yán)密性檢驗(yàn)等幾項(xiàng)活動(dòng)；包含運(yùn)輸/焊接/管道制作人工費(fèi)用、管道/金屬附件材料費(fèi)等成本；過程中產(chǎn)生的報(bào)告/檢驗(yàn)結(jié)果等等文檔；以及被分配的工班組等責(zé)任包干信息等等。正是上述這些組織/成本/進(jìn)度/績效信息使工作包乃至WBS成為了項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)。基于上述觀點(diǎn)，一個(gè)用于項(xiàng)目管理的WBS必須被分解到工作包層次才能夠使其成為一個(gè)有效的管理工具。
（3）WBS元素
WBS元素實(shí)際上就是WBS結(jié)構(gòu)上的一個(gè)個(gè)“節(jié)點(diǎn)”，通俗的理解就是“組織機(jī)構(gòu)圖”上的一個(gè)個(gè)“方框”，這些方框代表了獨(dú)立的、具有隸屬關(guān)系/匯總關(guān)系的“可交付成果”。經(jīng)過數(shù)十年的總結(jié)大多數(shù)組織都傾向于WBS結(jié)構(gòu)必須與項(xiàng)目目標(biāo)有關(guān)，必須面向最終產(chǎn)品或可交付成果的，因此WBS元素更適于描述輸出產(chǎn)品的名詞組成（effictiveWBS，GregoryT.Haugan）。其中的道理很明顯，不同組織、文化等為完成同一工作所使用的方法、程序和資源不同，但是他們的結(jié)果必須相同，必須滿足規(guī)定的要求。只有抓住最核心的可交付結(jié)果才能最有效的控制和管理項(xiàng)目；另一方面，只有識(shí)別出可交付結(jié)果才能識(shí)別內(nèi)部/外部組織完成此工作所使用的方法、程序和資源。工作包是最底層的WBS元素。
（4）WBS字典
管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化一直是眾多公司追求的目標(biāo)，WBS字典就是這樣一種工具。它用于描述和定義WBS元素中的工作的文檔。字典相當(dāng)于對某一WBS元素的規(guī)范，即WBS元素必須完成的工作以及對工作的詳細(xì)描述；工作成果的描述和相應(yīng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)；元素上下級(jí)關(guān)系以及元素成果輸入輸出關(guān)系等。同時(shí)WBS字典對于清晰的定義項(xiàng)目范圍也有著巨大的規(guī)范作用，它使得WBS易于理解和被組織以外的參與者（如承包商）接受。在建筑業(yè)，工程量清單規(guī)范就是典型的工作包級(jí)別的WBS字典。
二、主要用途
WBS是一個(gè)描述思路的規(guī)劃和設(shè)計(jì)工具。
它幫助項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)確定和有效地管理項(xiàng)目的工作。
1WBS是一個(gè)清晰地表示各項(xiàng)目工作之間的相互聯(lián)系的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)工具。
2WBS是一個(gè)展現(xiàn)項(xiàng)目全貌，詳細(xì)說明為完成項(xiàng)目所必須完成的各項(xiàng)工作的計(jì)劃工具。
3WBS定義了里程碑事件，可以向高級(jí)管理層和客戶報(bào)告項(xiàng)目完成情況，作為項(xiàng)目狀況的報(bào)告工具。
4WBS防止遺漏項(xiàng)目的可交付成果。
5WBS幫助項(xiàng)目經(jīng)理關(guān)注項(xiàng)目目標(biāo)和澄清職責(zé)。
6WBS建立可視化的項(xiàng)目可交付成果，以便估算工作量和分配工作。
7WBS幫助改進(jìn)時(shí)間、成本和資源估計(jì)的準(zhǔn)確度。
8WBS幫助項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的建立和獲得項(xiàng)目人員的承諾。
9WBS為績效測量和項(xiàng)目控制定義一個(gè)基準(zhǔn)。
10WBS輔助溝通清晰的工作責(zé)任。
11WBS為其他項(xiàng)目計(jì)劃的制定建立框架。
12WBS幫助分析項(xiàng)目的最初風(fēng)險(xiǎn)。
三、創(chuàng)建方法
創(chuàng)建WBS是指將復(fù)雜的項(xiàng)目分解為一系列明確定義的項(xiàng)目工作并作為隨后計(jì)劃活動(dòng)的指導(dǎo)文檔。WBS的創(chuàng)建方法主要有以下兩種：
1類比方法：參考類似項(xiàng)目的WBS創(chuàng)建新項(xiàng)目的WBS。
2自上而下的方法：從項(xiàng)目的目標(biāo)開始，逐級(jí)分解項(xiàng)目工作，直到參與者滿意地認(rèn)為項(xiàng)目工作已經(jīng)充分地得到定義。該方法由于可以將項(xiàng)目工作定義在適當(dāng)?shù)募?xì)節(jié)水平，對于項(xiàng)目工期、成本和資源需求的估計(jì)可以比較準(zhǔn)確。
創(chuàng)建WBS時(shí)需要滿足以下幾點(diǎn)基本要求：
1某項(xiàng)任務(wù)應(yīng)該在WBS中的一個(gè)地方且只應(yīng)該在WBS中的一個(gè)地方出現(xiàn)。
2WBS中某項(xiàng)任務(wù)的內(nèi)容是其下所有WBS項(xiàng)的總和。
3一個(gè)WBS項(xiàng)只能由一個(gè)人負(fù)責(zé)，即使許多人都可能在其上工作，也只能由一個(gè)人負(fù)責(zé)，其他人只能是參與者。
4WBS必須與實(shí)際工作中的執(zhí)行方式一致。
5應(yīng)讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員積極參與創(chuàng)建WBS，以確保WBS的一致性。
6每個(gè)WBS項(xiàng)都必須文檔化，以確保準(zhǔn)確理解已包括和未包括的工作范圍。
7WBS必須在根據(jù)范圍說明書正常地維護(hù)項(xiàng)目工作內(nèi)容的同時(shí)，也能適應(yīng)無法避免的變更。
8WBS的工作包的定義不超過40小時(shí)，建議在4-8小時(shí)。
9WBS的層次不超過10層，建議在4-6層。
四、表示方式
WBS可以由樹形的層次結(jié)構(gòu)圖或者行首縮進(jìn)的表格表示。在實(shí)際應(yīng)用中，表格形式的WBS應(yīng)用比較普遍，特別是在項(xiàng)目管理軟件中，具體的模版樣式參見WBS模版樣式。
五、分解方式
WBS的分解可以采用以下三種方式進(jìn)行：
（1）按產(chǎn)品的物理結(jié)構(gòu)分解，如下圖：
（2）按產(chǎn)品或項(xiàng)目的功能分解，如下圖：
（3）按照實(shí)施過程分解，如下圖：
六、項(xiàng)目組內(nèi)創(chuàng)建過程
項(xiàng)目組內(nèi)創(chuàng)建WBS的過程非常重要，因?yàn)樵陧?xiàng)目分解過程中，項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目成員和所有參與項(xiàng)目的部門主任都必須考慮該項(xiàng)目的所有方面。
項(xiàng)目組內(nèi)創(chuàng)建WBS的過程是：
1.得到范圍說明書（ScopeStatement）或工作說明書（StatementofWok，承包子項(xiàng)目時(shí)）。
2.召集有關(guān)人員，集體討論所有主要項(xiàng)目工作，確定項(xiàng)目工作分解的方式。
3.分解項(xiàng)目工作。如果有現(xiàn)成的模板，應(yīng)該盡量利用。
4.畫出WBS的層次結(jié)構(gòu)圖。WBS較高層次上的一些工作可以定義為子項(xiàng)目或子生命周期階段。
5.將主要項(xiàng)目可交付成果細(xì)分為更小的、易于管理的組分或工作包。工作包必須詳細(xì)到可以對該工作包進(jìn)行估算（成本和歷時(shí)）、安排進(jìn)度、做出預(yù)算、分配負(fù)責(zé)人員或組織單位。
6.驗(yàn)證上述分解的正確性。如果發(fā)現(xiàn)較低層次的項(xiàng)沒有必要，則修改組成成分。
7.建立一個(gè)編號(hào)系統(tǒng)。
8.隨著其他計(jì)劃活動(dòng)的進(jìn)行，不斷地對WBS更新或修正，直到覆蓋所有工作。
七、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)
檢驗(yàn)WBS是否定義完全、項(xiàng)目的所有任務(wù)是否都被完全分解主要依據(jù)以下標(biāo)準(zhǔn)：
1.每個(gè)任務(wù)的狀態(tài)和完成情況是可以量化的。
2.明確定義了每個(gè)任務(wù)的開始和結(jié)束。
3.每個(gè)任務(wù)都有一個(gè)可交付成果。
4.工期易于估算且在可接受期限內(nèi)。
6.各項(xiàng)任務(wù)是獨(dú)立的。
7.各項(xiàng)任務(wù)能被描述的。
八、使用
對WBS需要建立WBS詞典（WBSDictionary）來描述各個(gè)工作部分。WBS詞典通常包括工作包描述、進(jìn)度日期、成本預(yù)算和人員分配等信息。對于每個(gè)工作包，應(yīng)盡可能地包括有關(guān)工作包的必要的、盡量多的信息。當(dāng)WBS與OBS綜合使用時(shí)，要建立賬目編碼（CodeofAccount）。賬目編碼是用于惟一確定項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)每一個(gè)單元的編碼系統(tǒng)。成本和資源被分配到這一編碼結(jié)構(gòu)中。
編制WBS的思路
1.基于功能
2.基于成果
3.基于工作過程
九、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)
最多使用20個(gè)層次，多于20層是過度的。對于一些較小的項(xiàng)目4－6層一般就足夠了。
WBS中的支路沒有必要全都分解到同一層次，即不必把結(jié)構(gòu)強(qiáng)制做成對稱的。在任意支路，當(dāng)達(dá)到一個(gè)層次時(shí)，可以作出所要求準(zhǔn)確性的估算，就可以停止了。
十、作用
1.明確和準(zhǔn)確說明項(xiàng)目的范圍；
2.為各獨(dú)立單元分派人員，規(guī)定這些人員的相應(yīng)職責(zé)；
3.針對各獨(dú)立單元，進(jìn)行時(shí)間、費(fèi)用和資源需要量的估算，提高時(shí)間、費(fèi)用和資源估算的準(zhǔn)確度；
4.為計(jì)劃、成本、進(jìn)度計(jì)劃、質(zhì)量、安全和費(fèi)用控制奠定共同基礎(chǔ)，確定項(xiàng)目進(jìn)度測量和控制的基準(zhǔn)；
5.將項(xiàng)目工作與項(xiàng)目的財(cái)務(wù)帳目聯(lián)系起來；
6.便于劃分和分派責(zé)任；
7.確定工作內(nèi)容和工作順序；
8.估算項(xiàng)目整體和全過程的費(fèi)用。
（本資訊于2016-08-25首次發(fā)布）
（本資訊于2016-08-25首次發(fā)布）
