每日站會(huì)，望文生義，即團(tuán)隊(duì)每天舉行的一個(gè)站立會(huì)議，其基本組織形式是團(tuán)隊(duì)成員站立輪流講述，它在互聯(lián)網(wǎng)項(xiàng)目管理實(shí)踐中的應(yīng)用很廣泛。
每日站會(huì)，如同是當(dāng)天工作內(nèi)容的索引目錄，其主要目的是同步項(xiàng)目信息、了解項(xiàng)目進(jìn)展，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、風(fēng)險(xiǎn)和阻礙，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行檢視和調(diào)整。
每日站會(huì)的要領(lǐng)是在會(huì)上拋出問題、記錄問題，不在會(huì)上討論產(chǎn)品需求方案或者技術(shù)實(shí)現(xiàn)細(xì)節(jié)。
每日站會(huì)，通常圍繞以下三個(gè)核心問題來開展，即：
問題1：在上次每日站會(huì)結(jié)束之后，（昨天）你主要做了什么？
問題2：在下次每日站會(huì)開始之前，（今天）你準(zhǔn)備要做什么？
問題3：你遇到了哪些問題、困難和障礙，是否需要他人協(xié)助？
這三個(gè)問題看似簡(jiǎn)單，但想要有效開好每日站會(huì)，并不是一件容易的事情。由項(xiàng)目經(jīng)理或者團(tuán)隊(duì)Master引導(dǎo)團(tuán)隊(duì)成員回答這三個(gè)問題，可以帶來的價(jià)值，如表1所示。
表1，每個(gè)站會(huì)三個(gè)核心問題帶來的價(jià)值
每日站會(huì)，在每個(gè)（迭代）交付周期之內(nèi)，每天舉行一次，由團(tuán)隊(duì)全體成員共同參加。
每日站會(huì)的輸入：可視化任務(wù)板和迭代Backlog，中間經(jīng)過一系列處理過程，得到每日站會(huì)的輸出：更新的Backlog和待辦跟進(jìn)事項(xiàng)，其總體運(yùn)作流程，如圖1所示。
其中，同步工作情況，是每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員把他自己尚未同步過的工作情況在每日站會(huì)上進(jìn)行概要描述，除了同步基本信息以外，還得把存在的問題、風(fēng)險(xiǎn)、遇到的困難、阻礙、以及想要獲取的支持等，都告知其他團(tuán)隊(duì)成員。
檢視項(xiàng)目原計(jì)劃，是根據(jù)各團(tuán)隊(duì)成員同步的當(dāng)前項(xiàng)目情況，一起檢視當(dāng)前項(xiàng)目是否依然可以按照原計(jì)劃執(zhí)行。
確定項(xiàng)目新計(jì)劃，是根據(jù)各團(tuán)隊(duì)成員對(duì)項(xiàng)目原計(jì)劃的檢視結(jié)果而定，如果檢視結(jié)果與項(xiàng)目原計(jì)劃之間有差異，就一起來確定項(xiàng)目新計(jì)劃，如果沒有差異，就直接忽略。
圖1，每日站會(huì)的總體運(yùn)作流程圖
每日站會(huì)，如果運(yùn)作得當(dāng)，就會(huì)極大地提升團(tuán)隊(duì)協(xié)作效率，讓團(tuán)隊(duì)協(xié)作具有一種儀式感，并在潛移默化中推動(dòng)團(tuán)隊(duì)成員充分發(fā)揮主人翁精神，為其目標(biāo)承諾負(fù)責(zé)。如果運(yùn)作不當(dāng)，就會(huì)讓團(tuán)隊(duì)感覺每日站會(huì)是可有可無的，也會(huì)讓團(tuán)隊(duì)?wèi)岩善鋬r(jià)值，甚至?xí)?duì)每日站會(huì)抱怨連連，將其廢棄不用。
同樣是每日站會(huì)，為什么有的團(tuán)隊(duì)對(duì)它情有獨(dú)鐘，有的團(tuán)隊(duì)對(duì)它怨聲載道？究其原因，是由于不同團(tuán)隊(duì)在每日站會(huì)運(yùn)作方面，存在著較大差異。
筆者在多年的項(xiàng)目管理實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，如果團(tuán)隊(duì)能夠真正掌握每日站會(huì)的實(shí)踐關(guān)鍵點(diǎn)，銘記其注意事項(xiàng)、規(guī)避其常見誤區(qū)，那么，就可以讓每日站會(huì)更加卓有成效。
每日站會(huì)的實(shí)踐關(guān)鍵點(diǎn)，歸納總結(jié)如下：
一、固定會(huì)議時(shí)間、鎖定會(huì)議時(shí)長(zhǎng)
團(tuán)隊(duì)在一天中的什么時(shí)候開站會(huì)最合適？這個(gè)沒有定論。有些人喜歡在每天剛開始工作的時(shí)候，有些人喜歡在每天工作即將結(jié)束的時(shí)候，有些人喜歡在每天工作的中間時(shí)段。
俗話說“一日之計(jì)在于晨”，召開每日站會(huì)的最佳時(shí)間是每天剛開始工作的時(shí)候。不管你是否愿意承認(rèn)、接納，在每天剛開始工作的時(shí)候召開每日站會(huì)，讓當(dāng)天工作的“索引目錄”從頭開始，比在其它任何時(shí)候召開的效果都好。
對(duì)于10人左右的團(tuán)隊(duì)來講，每日站會(huì)的開會(huì)時(shí)長(zhǎng)，必須控制在15分鐘以內(nèi)。對(duì)于20人以上的團(tuán)隊(duì)來講，則建議將團(tuán)隊(duì)規(guī)模進(jìn)行調(diào)整，劃分為兩個(gè)小團(tuán)隊(duì)來召開，否則，每日站會(huì)的時(shí)長(zhǎng)超過20分鐘，就會(huì)影響其效率。
二、圍繞可視化任務(wù)板站立開會(huì)
為了有效同步項(xiàng)目信息、聚焦目標(biāo)結(jié)果，團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)該鎖定當(dāng)前項(xiàng)目計(jì)劃的完成情況來討論，因此，在每日站會(huì)中需要讓大家能夠?qū)崟r(shí)看到項(xiàng)目計(jì)劃的執(zhí)行狀態(tài)。利用可視化任務(wù)板，是提供這類信息呈現(xiàn)的有效載體。
可視化任務(wù)板可以是物理的，也可是電子的。
物理的任務(wù)板做法，通常是將用戶故事、計(jì)劃任務(wù)等先寫到即時(shí)貼上，然后再貼到看板墻。
電子的任務(wù)板做法，通常是將用戶故事、計(jì)劃任務(wù)等先錄入到JIRA，然后在會(huì)議室里接一個(gè)投影或者大電視。
不論是物理的還是電子的任務(wù)板，都有其各自的優(yōu)缺點(diǎn)，其目的都是讓項(xiàng)目中的重要信息可視化。
根據(jù)筆者觀察，很多團(tuán)隊(duì)都不是圍繞任務(wù)板來召開每日站會(huì)，而是讓大家先圍成一個(gè)圓圈，然后依次發(fā)言，這種開會(huì)方式很容易忽略針對(duì)當(dāng)前項(xiàng)目計(jì)劃完成情況的全面檢視和后續(xù)工作的及時(shí)調(diào)整。因此，這就讓每日站會(huì)的效果大打折扣，進(jìn)而難以達(dá)成目標(biāo)結(jié)果。
三、及時(shí)記錄需要跟進(jìn)的事項(xiàng)
每日站會(huì)，主要是在會(huì)上拋出問題、暴露問題，但不在會(huì)上直接解決問題。棘手問題的解決，都放在會(huì)議結(jié)束之后。為了防止待跟進(jìn)事項(xiàng)的遺漏，需要及時(shí)記錄并指定人員來跟蹤其落實(shí)情況，最好是選派一名記錄人員來記錄這些內(nèi)容。
需要記錄的內(nèi)容主要包括但不限于，團(tuán)隊(duì)成員在項(xiàng)目執(zhí)行中遇到的問題、困難和阻礙，需要獲取哪些幫助，需要澄清哪些實(shí)現(xiàn)方案等。
四、不是向特定人物匯報(bào)工作，而是暴露隱藏的障礙
在召開每日站會(huì)的過程中，很多團(tuán)隊(duì)成員在同步項(xiàng)目信息的時(shí)候，眼睛目光總是時(shí)不時(shí)地看著來參會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)，并圍成半圓形對(duì)著領(lǐng)導(dǎo)來發(fā)言，而不是聚焦在任務(wù)板上。這種情形并不少見，這樣的每日站會(huì)，自然而然淪落為每日匯報(bào)會(huì)，失去了其本身的意義。
事實(shí)上，每日站會(huì)不是向特定人物匯報(bào)工作，而是在平等互助的氛圍中，團(tuán)隊(duì)成員自己為自己召開的會(huì)議，通過每日站會(huì)來向你的同伴們同步你的工作進(jìn)展，分享你的后續(xù)工作計(jì)劃，不要心存顧慮地不敢講出項(xiàng)目真實(shí)情況，以及你遇到的問題、困難和阻礙。
同時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理或者團(tuán)隊(duì)Master也要在會(huì)上能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)不利于團(tuán)隊(duì)目標(biāo)達(dá)成的信號(hào)，這些信號(hào)主要包括但不限于，開會(huì)時(shí)間拖拉、跑題、不敢暴露問題，以及信息同步模糊等。
五、明確會(huì)議運(yùn)作規(guī)則
如果想要富有成效地召開每日站會(huì)，那么，項(xiàng)目經(jīng)理或者團(tuán)隊(duì)Master必須明確會(huì)議運(yùn)作規(guī)則。這些運(yùn)作規(guī)則，舉例如下：
? 每日站會(huì)的開會(huì)時(shí)間，固定在什么時(shí)候；
? 每日站會(huì)的開會(huì)地點(diǎn)，固定在什么地方；
? 每日站會(huì)的參與人員，圈定在哪些范圍；
? 確定什么樣的會(huì)議主題內(nèi)容和過程基調(diào)；
? 如果有人開會(huì)遲到，將會(huì)有哪些懲罰措施；
? 如果團(tuán)隊(duì)目標(biāo)達(dá)成，將會(huì)有哪些獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制。
六、信息同步要詳細(xì)得當(dāng)，不要跑題、不要深入討論細(xì)節(jié)
各團(tuán)隊(duì)成員的信息同步要詳細(xì)得當(dāng)，圍繞每日站會(huì)的三個(gè)核心問題來展開，不要在會(huì)議上占用大家時(shí)間來討論問題細(xì)節(jié)。也就是說，每個(gè)人只要言簡(jiǎn)意賅地將自己的工作進(jìn)展、后續(xù)計(jì)劃、遇到的阻礙和需要的幫助說清楚即可。
這里就得對(duì)那些偏離會(huì)議主題而又深入討論自己所面臨的問題的人，進(jìn)行某種程度約束，提醒他專注于同步信息，在這個(gè)會(huì)議上暴露問題，但不要在這個(gè)會(huì)議上討論解決方案，使其立即回到會(huì)議正軌，等到會(huì)議結(jié)束之后再深入討論他所面臨的問題，進(jìn)而避免跑題。
同時(shí)，團(tuán)隊(duì)成員的信息同步一定不要太模糊，否則，就等于沒說一樣，譬如：“我昨天做了一些代碼編寫，今天計(jì)劃做更多的代碼編寫，目前還沒有遇到什么障礙。”這樣的表述，雖然在形式上回答了那三個(gè)核心問題，但在事實(shí)上卻沒有給團(tuán)隊(duì)成員提供有價(jià)值的信息來體現(xiàn)正在進(jìn)行的工作。
七、要有會(huì)議主持人和記錄人，要站著，不要坐著
每日站會(huì)，需要分別指派會(huì)議主持人和記錄人，以便確保會(huì)議效率和效果。會(huì)議主持人和記錄人的指派，既可以是團(tuán)隊(duì)中特定的某個(gè)人，也可以由團(tuán)隊(duì)成員分別輪流擔(dān)任。
譬如，第一周，由張三來擔(dān)任會(huì)議主持人，主要確保每日站會(huì)的高效運(yùn)行，由李四來擔(dān)任會(huì)議記錄人，主要記錄團(tuán)隊(duì)成員同步的重點(diǎn)信息、暴露出來的問題風(fēng)險(xiǎn)、遇到的困難阻礙及其所需要的援助等。第二周，再分別由其他成員輪流擔(dān)任會(huì)議主持人和記錄人。
每日站會(huì)必須要站著、不要坐著，其目的是讓團(tuán)隊(duì)成員更加認(rèn)真專注地投入會(huì)議，縮短會(huì)議時(shí)間，有效消除坐著開會(huì)中經(jīng)常出現(xiàn)的低頭玩手機(jī)、在記事本上涂鴉、思想開小差等不良行為。
八、巧用說話令牌，保持不被他人打斷
有時(shí)候，一些項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)也來參加團(tuán)隊(duì)的每日站會(huì)，并時(shí)常在會(huì)議上提出超出會(huì)議主題的話題。譬如，詢問某件事的進(jìn)展情況，進(jìn)而引發(fā)深入討論。有時(shí)候，團(tuán)隊(duì)中某些特別能說的“話霸”，總是情不自禁地插話。這些情況都將導(dǎo)致每日站會(huì)內(nèi)容蔓延、時(shí)間拉長(zhǎng)，破壞團(tuán)隊(duì)自組織氛圍。
處理辦法是，使用說話令牌，先給第一個(gè)說話的人發(fā)一個(gè)令牌，等他說完之后，再傳遞給下一個(gè)人，說話令牌可以用一個(gè)毛絨玩具或者其他物品來表示。
約定，只有當(dāng)你手中持有說話令牌的時(shí)候，才能講話；當(dāng)你手中沒有說話令牌的時(shí)候，不能講話。如果有人在會(huì)議上未按照次序發(fā)言或者隨意打斷，那么，正在講話的人，就要揮舞說話令牌示意，表示我現(xiàn)在正在發(fā)言，請(qǐng)保持安靜，進(jìn)而禮貌地中斷那些插話者。
九、關(guān)注不同的項(xiàng)目管理應(yīng)用模式特點(diǎn)
基于不同的項(xiàng)目管理應(yīng)用模式，模式A：有固定迭代周期和版本發(fā)布節(jié)奏的應(yīng)用模式，模式B：沒有固定迭代周期的可視化看板的應(yīng)用模式。
模式A和模式B在其每日站會(huì)的關(guān)注要點(diǎn)方面，有很多相同點(diǎn)，譬如，實(shí)踐關(guān)鍵點(diǎn)1~8。同時(shí)，也有不同點(diǎn)。
模式A，有固定迭代周期和版本發(fā)布節(jié)奏，是基于團(tuán)隊(duì)的工作方式，是以人為中心，緊密圍繞“三個(gè)核心問題”來檢視當(dāng)前迭代工作，并進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。
模式B，沒有固定迭代周期，走流式的可視化看板，是基于價(jià)值流的工作方式，是以可視化任務(wù)板為中心，檢視可視化任務(wù)板上的工作流動(dòng)，從右向左遍歷可視化任務(wù)板，聚焦完成，關(guān)注閑置工作，而非閑置人員。也即，關(guān)注流動(dòng)的效率，勝過資源的效率。
每日站會(huì)的實(shí)踐成功秘訣，總結(jié)如下：
01、每日站會(huì)應(yīng)該有明確的會(huì)議主持人和記錄人，開會(huì)的時(shí)候要站著，不要坐著；
02、每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員的信息同步內(nèi)容，要詳細(xì)得當(dāng)，不要跑題，不要深入討論細(xì)節(jié)；
03、信息同步不是向特定人物匯報(bào)工作，而是更早更多地暴露隱藏的障礙、風(fēng)險(xiǎn)；
04、團(tuán)隊(duì)全體成員圍繞可視化任務(wù)板站立開會(huì)，共同檢視各階段目標(biāo)的達(dá)成情況；
05、及時(shí)記錄本次會(huì)議的待跟蹤事項(xiàng)，并檢視上次會(huì)議遺留跟蹤事項(xiàng)的處理狀態(tài)；
06、根據(jù)最新工作進(jìn)展及各階段目標(biāo)的達(dá)成情況，對(duì)后續(xù)工作計(jì)劃進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整；
07、固定會(huì)議時(shí)間，鎖定會(huì)議時(shí)長(zhǎng)，營(yíng)造會(huì)議儀式感，確保會(huì)議節(jié)奏感和舒適感；
08、明確會(huì)議運(yùn)作規(guī)則，嚴(yán)格遵守會(huì)議時(shí)間盒，不要超時(shí)，控制在十五分鐘以內(nèi)；
09、結(jié)合不同的項(xiàng)目管理應(yīng)用模式特點(diǎn)，各種方法、流程和規(guī)則，需要靈活運(yùn)用；
10、每日站會(huì)的內(nèi)容和形式不是一成不變的，也需要在具體實(shí)踐中不斷完善發(fā)展。
本文內(nèi)容節(jié)選自《互聯(lián)網(wǎng)項(xiàng)目管理實(shí)踐精粹》，作者杜炎。
