項(xiàng)目經(jīng)理雖被“貴”稱為經(jīng)理，但是卻不具有部門經(jīng)理的實(shí)際權(quán)力，或者叫行政管理權(quán)，也叫硬權(quán)力，比如人事任免、獎(jiǎng)懲等。
沒有硬權(quán)力，卻要帶領(lǐng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)完成具有挑戰(zhàn)性的項(xiàng)目目標(biāo)，如何服眾？這就需要項(xiàng)目經(jīng)理的軟權(quán)力或者軟實(shí)力了。
軟實(shí)力，除了我們常說的溝通能力、協(xié)調(diào)能力、人際交往能力、解決問題的能力、歸納總結(jié)能力外，我們還可以從一些日常細(xì)節(jié)入手，努力成為團(tuán)隊(duì)的榜樣，提高自己的軟實(shí)力和影響力。
1.例會(huì)照例開
項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)常組織內(nèi)部或者和客戶的項(xiàng)目例會(huì)，如果三天打魚兩天曬網(wǎng)，那么你的例會(huì)將會(huì)失去公信力，人們就會(huì)懷疑今天的會(huì)是否會(huì)開，它的優(yōu)先級(jí)也會(huì)越來越低。如果主持人都不重視，怎么能讓你的團(tuán)隊(duì)重視你的會(huì)議呢？
如果由于出差或者與其它會(huì)議沖突，也不要輕易取消例會(huì)，建議改期進(jìn)行，需要提前通知大家，并且說明原因，表達(dá)歉意。
如果確實(shí)近期沒有話題，或者可以更新的內(nèi)容很好，那么就不要輕易取消會(huì)議，可以適當(dāng)縮短會(huì)員時(shí)間，甚至和團(tuán)隊(duì)成員閑聊一會(huì)，對(duì)團(tuán)隊(duì)的建設(shè)也是不無裨益的，甚至有意向不到的收獲。
2.提前五分鐘
出席會(huì)議時(shí)，提前五分鐘到場。如果是自己主持的會(huì)議，至少提前十分鐘到場。開會(huì)從來不遲到，體現(xiàn)了對(duì)別人的尊重，也會(huì)大大提高你的聲譽(yù)和信任度。
除了會(huì)議外，這條規(guī)格同樣適用于約會(huì)，比如出差時(shí)約定什么時(shí)候從賓館出發(fā)，什么時(shí)候和客戶見面等。尤其是和老板一起出差，如果你遲到哪怕5分鐘，他們嘴里不說，心里也會(huì)非常不悅。
3.一分鐘找到
這是對(duì)文件管理的要求，自己的文件（包含電子文件和書面文件）能在1分鐘之內(nèi)找到；如果別人找你的文件，應(yīng)該在三分鐘之內(nèi)可以找到。
文件及文件夾的管理，每個(gè)人都有自己的方法，除公司統(tǒng)一要求外，可以按照自己喜歡的方式去管理，判斷是否有效的標(biāo)準(zhǔn)就是，是否能在一分鐘之內(nèi)找到你想要的文件，如果讓別人找，應(yīng)該在三分鐘之內(nèi)。
要達(dá)到這個(gè)目標(biāo)，直觀、明了、統(tǒng)一的文件夾結(jié)構(gòu)就非常重要，如果沒有辦法形成公司級(jí)別的標(biāo)準(zhǔn)，至少也要在項(xiàng)目組成員之間對(duì)項(xiàng)目文件夾的結(jié)構(gòu)達(dá)成共識(shí)，形成固定、統(tǒng)一的文件夾結(jié)構(gòu)，而且不要隨便更改。
另外，對(duì)文件的命名也要形成統(tǒng)一的規(guī)則，能達(dá)到“望文生義”，也就是不打開文件通過文件的名字就可以知道文件的大體內(nèi)容和版本信息。避免使用諸如“11111.doc”，”wryoytiun.xls”，”Report.doc”這類名字。
4.郵件有標(biāo)題
在發(fā)送郵件時(shí)，一定要加上簡明、貼切的標(biāo)題。這樣才方便接收者在不打開郵件的情況下，快速識(shí)別你郵件的主要內(nèi)容，以決定郵件的優(yōu)先級(jí)，對(duì)于老板來說尤其是這樣，他們每天可能收到幾百封郵件，不可能每封郵件都馬上閱讀，甚至有些郵件根本就不讀。
郵件不加標(biāo)題，會(huì)給人一種粗淺的印象，對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理的形象和會(huì)有很大的傷害。
5.慎用感嘆號(hào)
相信所有的郵件系統(tǒng)里都有設(shè)置發(fā)送優(yōu)先級(jí)的設(shè)置，對(duì)方收到后，郵件前面就有一個(gè)紅色的“！”標(biāo)識(shí)，以說明此郵件很重要。
曾經(jīng)合作過的一位同事，我收到她的郵件，差不多有三分之一帶感嘆號(hào)，見多了也就見慣不怪了，所以她的郵件并不會(huì)獲得高優(yōu)先級(jí)，這就是“狼來了”的案例。
發(fā)郵件過多地使用感嘆號(hào)，不僅得不到高優(yōu)先級(jí)，而且會(huì)給人一種壓迫感和缺少計(jì)劃性的印象。為什么你的事情總是最重要的呢？！如果計(jì)劃做得好，怎么老是有緊急的事情呢？！
6.辦公室里多走動(dòng)
相信大家一定看到過或經(jīng)歷過，兩位在一個(gè)辦公室的同事，近在咫尺互相打電話，在聽筒外可以互相聽到彼此的聲音。為什么不站起來，走過去交流呢？不僅有利于身體放松，而且溝通的效果會(huì)好于打電話。
即使不在同一樓層的同事，如果時(shí)間允許，也應(yīng)該盡量多地互相走動(dòng)，進(jìn)行面對(duì)面的交流，這樣會(huì)拉近彼此的距離，而不會(huì)給人一種被項(xiàng)目經(jīng)理遙控的感覺。
7.干點(diǎn)粗活
無論我們的產(chǎn)品有多高科技，在項(xiàng)目開展的過程中總會(huì)有一些粗活、累活甚至臟活。比如搬樣件、帖標(biāo)簽、修理試驗(yàn)車等。
盡管這些活不屬于項(xiàng)目經(jīng)理的工作范疇，但是我們?nèi)绻軌蜻m當(dāng)?shù)胤謸?dān)或參與，親自體驗(yàn)一下一線員工的辛苦，對(duì)自己也是一個(gè)鍛煉，同時(shí)會(huì)讓團(tuán)隊(duì)成員感受到同甘共苦的團(tuán)隊(duì)精神。
反過來，如果項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)這些工作不聞不問，甚至不屑一顧，就容易脫離群眾，給人以高高在上的印象。
上述這些都是些日常工作中的小事，需要放在心里，持之以恒地做下去，以至形成習(xí)慣，成為自己的一部分。那么，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)，你的軟實(shí)力就會(huì)不斷上升，而這種實(shí)力會(huì)變成你的個(gè)人魅力，從你的每個(gè)毛孔里散發(fā)出來，這就是重復(fù)的力量！
