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如何提高項(xiàng)目經(jīng)理的軟實(shí)力

2020-03-30    來(lái)源:拓睿教育
項(xiàng)目經(jīng)理雖被“貴”稱為經(jīng)理,但是卻不具有部門經(jīng)理的實(shí)際權(quán)力,或者叫行政管理權(quán),也叫硬權(quán)力,比如人事任免、獎(jiǎng)懲等。
沒(méi)有硬權(quán)力,卻要帶領(lǐng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)完成具有挑戰(zhàn)性的項(xiàng)目目標(biāo),如何服眾?這就需要項(xiàng)目經(jīng)理的軟權(quán)力或者軟實(shí)力了。
軟實(shí)力,除了我們常說(shuō)的溝通能力、協(xié)調(diào)能力、人際交往能力、解決問(wèn)題的能力、歸納總結(jié)能力外,我們還可以從一些日常細(xì)節(jié)入手,努力成為團(tuán)隊(duì)的榜樣,提高自己的軟實(shí)力和影響力。
1.例會(huì)照例開(kāi)
項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)常組織內(nèi)部或者和客戶的項(xiàng)目例會(huì),如果三天打魚(yú)兩天曬網(wǎng),那么你的例會(huì)將會(huì)失去公信力,人們就會(huì)懷疑今天的會(huì)是否會(huì)開(kāi),它的優(yōu)先級(jí)也會(huì)越來(lái)越低。如果主持人都不重視,怎么能讓你的團(tuán)隊(duì)重視你的會(huì)議呢?
如果由于出差或者與其它會(huì)議沖突,也不要輕易取消例會(huì),建議改期進(jìn)行,需要提前通知大家,并且說(shuō)明原因,表達(dá)歉意。
如果確實(shí)近期沒(méi)有話題,或者可以更新的內(nèi)容很好,那么就不要輕易取消會(huì)議,可以適當(dāng)縮短會(huì)員時(shí)間,甚至和團(tuán)隊(duì)成員閑聊一會(huì),對(duì)團(tuán)隊(duì)的建設(shè)也是不無(wú)裨益的,甚至有意向不到的收獲。
2.提前五分鐘
出席會(huì)議時(shí),提前五分鐘到場(chǎng)。如果是自己主持的會(huì)議,至少提前十分鐘到場(chǎng)。開(kāi)會(huì)從來(lái)不遲到,體現(xiàn)了對(duì)別人的尊重,也會(huì)大大提高你的聲譽(yù)和信任度。
除了會(huì)議外,這條規(guī)格同樣適用于約會(huì),比如出差時(shí)約定什么時(shí)候從賓館出發(fā),什么時(shí)候和客戶見(jiàn)面等。尤其是和老板一起出差,如果你遲到哪怕5分鐘,他們嘴里不說(shuō),心里也會(huì)非常不悅。
3.一分鐘找到
這是對(duì)文件管理的要求,自己的文件(包含電子文件和書面文件)能在1分鐘之內(nèi)找到;如果別人找你的文件,應(yīng)該在三分鐘之內(nèi)可以找到。
文件及文件夾的管理,每個(gè)人都有自己的方法,除公司統(tǒng)一要求外,可以按照自己喜歡的方式去管理,判斷是否有效的標(biāo)準(zhǔn)就是,是否能在一分鐘之內(nèi)找到你想要的文件,如果讓別人找,應(yīng)該在三分鐘之內(nèi)。
要達(dá)到這個(gè)目標(biāo),直觀、明了、統(tǒng)一的文件夾結(jié)構(gòu)就非常重要,如果沒(méi)有辦法形成公司級(jí)別的標(biāo)準(zhǔn),至少也要在項(xiàng)目組成員之間對(duì)項(xiàng)目文件夾的結(jié)構(gòu)達(dá)成共識(shí),形成固定、統(tǒng)一的文件夾結(jié)構(gòu),而且不要隨便更改。
另外,對(duì)文件的命名也要形成統(tǒng)一的規(guī)則,能達(dá)到“望文生義”,也就是不打開(kāi)文件通過(guò)文件的名字就可以知道文件的大體內(nèi)容和版本信息。避免使用諸如“11111.doc”,”wryoytiun.xls”,”Report.doc”這類名字。
4.郵件有標(biāo)題
在發(fā)送郵件時(shí),一定要加上簡(jiǎn)明、貼切的標(biāo)題。這樣才方便接收者在不打開(kāi)郵件的情況下,快速識(shí)別你郵件的主要內(nèi)容,以決定郵件的優(yōu)先級(jí),對(duì)于老板來(lái)說(shuō)尤其是這樣,他們每天可能收到幾百封郵件,不可能每封郵件都馬上閱讀,甚至有些郵件根本就不讀。
郵件不加標(biāo)題,會(huì)給人一種粗淺的印象,對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理的形象和會(huì)有很大的傷害。
5.慎用感嘆號(hào)
相信所有的郵件系統(tǒng)里都有設(shè)置發(fā)送優(yōu)先級(jí)的設(shè)置,對(duì)方收到后,郵件前面就有一個(gè)紅色的“!”標(biāo)識(shí),以說(shuō)明此郵件很重要。
曾經(jīng)合作過(guò)的一位同事,我收到她的郵件,差不多有三分之一帶感嘆號(hào),見(jiàn)多了也就見(jiàn)慣不怪了,所以她的郵件并不會(huì)獲得高優(yōu)先級(jí),這就是“狼來(lái)了”的案例。
發(fā)郵件過(guò)多地使用感嘆號(hào),不僅得不到高優(yōu)先級(jí),而且會(huì)給人一種壓迫感和缺少計(jì)劃性的印象。為什么你的事情總是最重要的呢?!如果計(jì)劃做得好,怎么老是有緊急的事情呢?!
6.辦公室里多走動(dòng)
相信大家一定看到過(guò)或經(jīng)歷過(guò),兩位在一個(gè)辦公室的同事,近在咫尺互相打電話,在聽(tīng)筒外可以互相聽(tīng)到彼此的聲音。為什么不站起來(lái),走過(guò)去交流呢?不僅有利于身體放松,而且溝通的效果會(huì)好于打電話。
即使不在同一樓層的同事,如果時(shí)間允許,也應(yīng)該盡量多地互相走動(dòng),進(jìn)行面對(duì)面的交流,這樣會(huì)拉近彼此的距離,而不會(huì)給人一種被項(xiàng)目經(jīng)理遙控的感覺(jué)。
7.干點(diǎn)粗活
無(wú)論我們的產(chǎn)品有多高科技,在項(xiàng)目開(kāi)展的過(guò)程中總會(huì)有一些粗活、累活甚至臟活。比如搬樣件、帖標(biāo)簽、修理試驗(yàn)車等。
盡管這些活不屬于項(xiàng)目經(jīng)理的工作范疇,但是我們?nèi)绻軌蜻m當(dāng)?shù)胤謸?dān)或參與,親自體驗(yàn)一下一線員工的辛苦,對(duì)自己也是一個(gè)鍛煉,同時(shí)會(huì)讓團(tuán)隊(duì)成員感受到同甘共苦的團(tuán)隊(duì)精神。
反過(guò)來(lái),如果項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)這些工作不聞不問(wèn),甚至不屑一顧,就容易脫離群眾,給人以高高在上的印象。
上述這些都是些日常工作中的小事,需要放在心里,持之以恒地做下去,以至形成習(xí)慣,成為自己的一部分。那么,你就會(huì)發(fā)現(xiàn),你的軟實(shí)力就會(huì)不斷上升,而這種實(shí)力會(huì)變成你的個(gè)人魅力,從你的每個(gè)毛孔里散發(fā)出來(lái),這就是重復(fù)的力量!


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